недеља, 15. новембар 2020.

ПОСЛОВНИ БОНТОН - начин понашања у односу на колеге, руководиоца и странке

 

 Однос са колегама

 

У односима са својима колегама на радном месту морамо бити предусретљиви, коректни и спонтани. Увек би требало да имамо у виду да радимо на истом циљу - успешно пословање фирме. Не би требало да се упуштамо у интимне разговоре, износимо приватне и породичне проблеме, као на да се упуштамо у интриге. 

 


 Однос са руководиоцем

 

Однос према руководиоцу би требало да буде коректан и професионалан. Важно је поштовати захтеве претпостављеног при чему тај однос не смемо поистоветити са сервилношћу (одобравање поступака које бисмо у свакој другој ситуацији осудили). При обраћању претпостављеном би требало говорити сажето и јасно, без сувишних питања и неумесних коментара. Ако састанак са руководиоцем краће траје, остаћемо да стојимо током разговора, у супротном ћемо сачекати дозволу претпостављеног да седнемо. Када у току разговора са руководиоцем зазвони телефон или се изненада појави странка, повућићемо се, осим ако он не инсистира да останемо. Када руководилац улази у канцеларију службеник је дужан да устане.


 

 

Рад са странкамa

Странка је лице које долази у П.Д. самоиницијативно или по позиву или контактира П.Д. усмено или писмено. Странке се обраћају са одређеним захтевом, понудом, предлогом и сл. у своје име или у име организације коју представљају. Странке могу бити: пословни партнери, инспектори, чланови комисија, представници штампе, радија, телевизије итд.

 

Начин пријема странака је потребно организовати на најбољи могући начин, а то претпоставља детаљно планирање организације рада са странкама. Неопходно је странке информисати о распореду служби помоћу орјентационих ознака, док на улазу у зграду би требало да се налази шалтер за информације. Све радне просторије морају имати на вратима ознаку броја просторије, назив службе, сектора или одељења и имена и презимена радника који у просторији обављају послове. Такође, уколико је рад везан за контакте са већим бројем странака потребно је предвидети посебну просторију (чекаоницу) у којој странке могу извршити неопходне припреме за састанак (попуњавање образаца и сл.).


Странка се може обратити писаним захтевом при чему је канцеларијски радник дужан да прими тај захтев и евидентира га у одговарајуће књиге. Ако се пак странка обрати усмено, обавеза је канцеларијског радника да тај захтев забележи у облику записника.  У случају када се странка обрати телефоном, канцеларијски радник је дужан да је у потпуности информише у вези са њеним захтевом. 


Странке се примају у одређено време које се унапред планира. То може бити у радно време П.Д. (установе) или се странке могу примати у току једног дела радног времена. При томе радно време рада са странкама мора бити истакнуто на видном месту, као и време предвиђено за паузе у раду.

 

Странке могу доћи самоиницијативно или по позиву. 

Самоиницијативно странке долазе по неко објашњење, са одређеним захтевом и сл. 

Позив за странку обично садржи следеће елементе:

  • подаци о П.Д.  (установи, организацији) која позива 
  • подаци о странци која се позива
  • место где странка треба да се јави (тачна адреса, број просторије-канцеларије)
  • датум и тачно време када странка треба да дође
  • разлог позивања
  • шта би од докумената и сл. странка требало да понесе са собом
  • упозорење на последице неодазивања позиву
  • потпис одговорног лица.

 

У раду са странкама увек настојимо да изађемо у сусрет њеним захтевима. Важно је да пажљиво и са пуно стрпљења саслушамо странку. Такође је веома важно да будемо толерантни и да поштујемо личност странке. У случају када странка показује знаке нервозе и узрујаности, бираним речима и одговарајућим ставом ћемо настојати да обавимо разговор без икаквог конфликта.




ПОСЛОВНИ БОНТОН - поздрављање, представљање и ословљавање

 

Поздрављање

 

У сусрету са пријатељима, пословним партнерима или сасвим непознатим људима можемо их поздравити на различите начине: речима, руковањем, климањем главе, махањем, љубљењем руке итд. Устаљен начин поздрављања у пословном окружењу је речима уз руковање. При поздрављању морамо поштовати следећа правила бонтона:

-            млађа особа прва поздравља речима старију односно мушкарац жену

-            старија особа прва пружа руку млађој, односно жена мушкарцу

-            жена, односно старија особа, бира начин поздрављања (да ли жели да се рукује или не)

-            особа која улази у просторију прва поздравља речима присутне

-              мушкарац устаје приликом поздрављања са женом, старијом мушком особом или особом  на вишем хјерархиском нивоу

-         жена устаје само када се поздравља са женском особом која је старија или на вишем     хјерархијском нивоу

-               на мањем простору се поздравља само речима или климањем главе

-          у пролазу у фирми се избегава поздрављање руковањем већ отпоздрављамо климањем     главе.

 


Представљање

 

Приликом сусрета потребно је представити особе које се не познају. При томе ћемо увек прво представити старију особу млађој, односно жену мушкарцу.  Можемо користите неке од следећих фраза:

-          Дозволити да Вам представим...

-          Могу ли да Вам представим...

-          Волела бих да упознате...

-          Да ли сте већ срели...

У случају сусрета две особе које се не познају први се представља мушкарац жени, односно млађа особа старијој.

 

Новог члана колектива представља руководилац или уколико то ситуација налаже нови члан се може сам представити.

 

У телефонском разговору најпре поздрављамо саговорника речима, а затим се одмах представљамо.

 


Ословљавање

 

Ословљавање подразумева обраћање особи са којом се упознајемо или коју познајемо од раније. Особи са којом смо се управо упознали увек персирамо и можемо је ословити са нпр.

-          Господине Марковићу

-          Госпођо Милић

 

Са оваквог ословљавања се може прећи на ословљавање личним именом само уз дозволу старије особе млађој, односно жене мушкарцу, односно особе на вишем хјерархијском нивоу особи на нижем нивоу. Старијој особи и претпостављенима увек персирамо изузев ако они не инсистирају другачије. У сваком случају, пожељно је персирање у пословном окружењу. 

КАНЦЕЛАРИЈСКИ РАДНИК - понашање и пожељне особине канцеларијског радника

Понашање и пожељне особине канцеларијског радника

Радна места на којима се обављају канцеларијски послови подразумевају примену правила пословног понашања. 

Правила пословног понашања обухватају и кућни ред привредног друштва или установе и присутна су у облику различитих правилника, а за њихово спровођење одговорне су руководеће структуре. 

Запослени имају обавезу да се придржавају правила пословног бонтона, да својим узорним изгледом и понашањем на радним местима и ван њих чувају свој углед и углед привредног друштва, односно установе у којој раде. Под тим се подразумева да поштују принципе пословне етике и правила пословног бонтона, буду лојални привредном друштву у коме раде, да воде рачуна о пословној стратегији компаније, да имају вербалну и невербалну културу у комуникацији, да се перманентно стручно усавршавају, да прате промене из области права, економије, технике итд. које намеће савремено друшво, да иницирају, инспиришу и подстичу иновативне процесе у установи или привредном друштву у коме раде.  

У контакту са странкама, пословним партнерима, клијентима, руководиоцима, колегама итд., канцеларијски радник би требало да се обраћа са поштовањем, да се понаша коректно, пристојно, одмерено и учтиво. Такође је веома важно да се изражава јасно и прецизно и говори смирено и убедљиво.

У раду са документацијом мора бити систематичан, педантан и прецизан. Документацију мора да води редовно, уредно и прегледно

Да би успешно и ефикасно обавио све послове, пожељно је да канцеларијски радник има следеће особине:

Стручност (стиче се школовањем а временом се мора проширивати и продубљивати) – канцеларијски радник мора бити квалификован за обављање послова за које је задужен. При том он мора имати како теоријско знање, тако и практично знање, тј. мора бити способан да у пракси изврши задатке у канцеларији. Канцеларијски радник би требало да влада и неким вештинама, као што су: познавање рада на рачунару, техника слепог куцања, стенографско писање и сл.;

Тачност и прецизност – подразумева да канцеларијски радник поштује време и договорене рокове, али и да, тачно, и без грешака даје информације, води евиденције и обавља друге канцеларијске послове;

Систематичност у раду - подразумева да континуирано и у предвиђеним роковиима обавља своје обавезе.

Уредност – се односи како на спољашњи изглед канцеларијског радника (уредна фризура, адекватна, уредна, чиста одећа и обућа), али и на уредност радног простора који радник користи (чиста површина стола, чистоћа намештаја, и уређаја који радник користи);

Одговорност – подразумева да канцеларијски радник  савесно и одговорно обавља своје задатке, да ради у интересу фирме и у складу са правилима и прописима, да  радно време користи за обављање својих задатака и да не оставља да неко други обавља посао уместо њега. Веома је важно да има одговоран однос према свом послу и компанији у којој ради. 

 Рационалност – подразумева да канцеларијски радник троши минимум времена или материјала за обављање неког канцеларијског посла, ради брзо и без грешака;

Поштење – је карактерна особина која подразумева да канцеларијски радник говори истину, не чини преваре, поштује правила, прописе, законске процедуре и договоре;

Одлучност - канцеларијски радник би требало да лако и брзо доноси одлуке, без много чекања или предомишљања, као и да преузме иницијативу када је потребно или да предложи решење неког проблема;

Креативност – значи да је канцеларијски радник способан да сам креира нове идеје како се може обавити неки посао ефикасније, или да предложи решење неког проблема. Такође, идеје може да представи другима;

Спремност за рад у тиму - осим што самостално обавља своје канцеларијске задатке, потребно је да буде спреман да сарађује са колегама у реализацији заједничких послова, пројеката и сл. 

Отвореност за нове идеје - одређене послове канцеларијски радник обавља рутински по устаљеној процедури, али исто тако мора бити спреман да прихвати и нове идеје које доприносе успешнијем пословању или лакшој реализацији послова. 

Спремност да се перманентно усавршава - поред своје стручности и искуства у обављању задатака, канцеларијски радник мора константно да учи и развија своје вештине из области своје струке, прати и примењује техничко-технолошке промене,  прати промену правних прописа итд.

Комуникативност - усмена и писана комуникација је вештина која се може усавршавати, а посебно је важна за раднике који су у сталном контакту са пословним партнерима, странкама или који се баве промоцијом и продајом производа. 

Толерантност је особина која је важна како у раду са колегама и руководиоцима, тако и у односу према странкама, пословним партнерима, клијентима итд. Потребно је пуно стрпљења, и љубазности како би комуникација несметано текла и била успешна. 




 

петак, 13. новембар 2020.

ПОСЛОВНИ БОНТОН - одевање

 

Када говоримо о изгледу канцеларијског радника основни захтев је да буде чист и уредан. 

Такође је веома важно да изабере гардеробу у складу са приликом за коју се облачи (састанак у фирми, пословни ручак и сл.). 

У пословним токовима се може говорити о три варијанте одевања:

- сторого пословно одевање

- униформа и 

- слободна варијанта одевања. 

Строго пословно одевање подразумева комплет одела за мушкарце (сако, кошуља, кравата, панталоне на ивицу, ципеле), односно костиме за жене (сако, блуза или кошуља, сукња пристојне дужине - најкраће до колена, обавезне чарапе и ципеле). Ову варијанту одевања најчешће користе лица која одлазе на пословне састанке са странкама и пословни партнерима, лица задужена за односе са јавношћу, руководиоци сектора и одељења).

Строго пословно одевање


Униформа не подразумева само радна одела, кецеље или мантиле у истој боји већ и другу гардеробу истог кроја и боје за све запослене. Како би се избегла монотонија униформе могу бити модерног кроја са различитим детаљима као што су каиш, марама, брош итд. На униформи би требало да буде грб фирме или идентификациона картица са именом и презименом радника. 

Савремене униформе

Савремене униформе

Слободна варијанта одевања подразумева одевање по сопственом избору у складу са амбијентом у коме  канцеларијски радник ради и функцијом коју обавља. При томе би било пожељно да се лица која раде са странкама одевају класично (мушкарци - комплет одело, кошуља, кравата; жене – костим), док лица која немају контаката са странкама могу лежерније да се облаче (наравно у границама пристојности). Код одевања жена важно је нагласити да не долази у обзир исувише кратка сукња, дубоко изрезан деколте, превисоке потпетице и блузе без рукава. Такође не би требало носити превише накита, нити користити тешке парфеме. Код одевања мушкараца непристојним се сматра ношење бермуда, мајица без рукава, обуће отворених прстију и пете. 

                                                                                                                                                                          
   
Слободна варијанта одевања
                                                                      
Слободна варијанта одевања



ПОСЛОВНИ БОНТОН - порекло речи бонтон, значење

 




BONTON (француска реч) – добар тон, лепо понашање, леп начин изражавања

 

Бонтон се дефинише као скуп правила за лепо понашање у друштву и значи учтиво, пристојно и уљудно владање.

 

Пословни бонтон подразумева скуп правила за понашање у пословном окружењу.

ПОСЛОВНИ БОНТОН - начин понашања у односу на колеге, руководиоца и странке

    Однос са колегама   У односима са својима колегама на радном месту морамо бити предусретљиви, коректни и спонтани. Увек би требало д...