Однос са колегама
У односима са својима колегама на радном месту морамо бити предусретљиви, коректни и спонтани. Увек би требало да имамо у виду да радимо на истом циљу - успешно пословање фирме. Не би требало да се упуштамо у интимне разговоре, износимо приватне и породичне проблеме, као на да се упуштамо у интриге.
Однос са руководиоцем
Однос према руководиоцу би требало да буде коректан и професионалан. Важно је поштовати захтеве претпостављеног при чему тај однос не смемо поистоветити са сервилношћу (одобравање поступака које бисмо у свакој другој ситуацији осудили). При обраћању претпостављеном би требало говорити сажето и јасно, без сувишних питања и неумесних коментара. Ако састанак са руководиоцем краће траје, остаћемо да стојимо током разговора, у супротном ћемо сачекати дозволу претпостављеног да седнемо. Када у току разговора са руководиоцем зазвони телефон или се изненада појави странка, повућићемо се, осим ако он не инсистира да останемо. Када руководилац улази у канцеларију службеник је дужан да устане.
Рад са странкамa
Странка је лице које долази у П.Д. самоиницијативно или по позиву или контактира П.Д. усмено или писмено. Странке се обраћају са одређеним захтевом, понудом, предлогом и сл. у своје име или у име организације коју представљају. Странке могу бити: пословни партнери, инспектори, чланови комисија, представници штампе, радија, телевизије итд.
Начин пријема странака је потребно организовати на најбољи могући начин, а то претпоставља детаљно планирање организације рада са странкама. Неопходно је странке информисати о распореду служби помоћу орјентационих ознака, док на улазу у зграду би требало да се налази шалтер за информације. Све радне просторије морају имати на вратима ознаку броја просторије, назив службе, сектора или одељења и имена и презимена радника који у просторији обављају послове. Такође, уколико је рад везан за контакте са већим бројем странака потребно је предвидети посебну просторију (чекаоницу) у којој странке могу извршити неопходне припреме за састанак (попуњавање образаца и сл.).
Странка се може обратити писаним захтевом при чему је канцеларијски радник дужан да прими тај захтев и евидентира га у одговарајуће књиге. Ако се пак странка обрати усмено, обавеза је канцеларијског радника да тај захтев забележи у облику записника. У случају када се странка обрати телефоном, канцеларијски радник је дужан да је у потпуности информише у вези са њеним захтевом.
Странке се примају у одређено време које се унапред планира. То може бити у радно време П.Д. (установе) или се странке могу примати у току једног дела радног времена. При томе радно време рада са странкама мора бити истакнуто на видном месту, као и време предвиђено за паузе у раду.
Странке могу доћи самоиницијативно или по позиву.
Самоиницијативно странке долазе по неко објашњење, са одређеним захтевом и сл.
Позив за странку обично садржи следеће елементе:
- подаци о П.Д. (установи, организацији) која позива
- подаци о странци која се позива
- место где странка треба да се јави (тачна адреса, број просторије-канцеларије)
- датум и тачно време када странка треба да дође
- разлог позивања
- шта би од докумената и сл. странка требало да понесе са собом
- упозорење на последице неодазивања позиву
- потпис одговорног лица.
У раду са странкама увек настојимо да изађемо
у сусрет њеним захтевима. Важно је да пажљиво и са пуно стрпљења саслушамо
странку. Такође је веома важно да будемо толерантни и да поштујемо личност странке.
У случају када странка показује знаке нервозе и узрујаности, бираним речима и
одговарајућим ставом ћемо настојати да обавимо разговор без икаквог конфликта.
