САВРЕМЕНА КАНЦЕЛАРИЈА

            Канцеларија представља основни простор за рад и кретање извршилаца у току рада, у циљу реализације одређених канцеларијских задатака. Реч канцеларија потиче од латинске речи cancelli што значи соба или простор одвојен решеткама.

            Појам канцеларије повезан је са појмом канцеларијског пословања које подразумева круг послова који се обављају у канцеларији. Канцеларијско пословање у ужем смислу речи обухвата круг послова који се односе на рад а актима, и то: пријем, отварање и прегледање поште (аката, писама, докумената и сл.), разврставање, сигнирање, евидентирање у одговарајуће књиге, распоређивање поште надлежним службама, административно-техничкa обрада предмета, отпремање поште и архивирање предмета. Канцеларијско пословање у ширем смислу обухвата канцеларијско пословање у ужем смислу као и активности које прате рад са актима, као што су: организовање, анализирање, планирање, контрола и праћење остварења канцеларијских задатака. 

            Канцеларијско пословање је важна помоћна делатност у предузећу и другим организацијама, неопходна за успешно обављање основне делатности. 

 

Услови рада у канцеларији

 

1)     Простор

Простор представља основни услов за рад. Можемо га посматрати као зграду, канцеларију и радно место. Зграда представља најсложенији појам простора. Најзначајнија особина зграде је њена локација. Пожељно је да буде приступачна за странке као и да буде у близини банака, поште, паркинга итд. Канцеларија је елеменат зграде и може обухватати једно или више радних места. Пожељно је да буде обележена (на вратима) – нумерација, назив службе, имена и презимена запослених, радно време са странкама, време предвиђено за паузу итд. Радно место представља минималан простор намењен једном извршиоцу, за рад и кретање уз тај рад. Површина тог простора би требало да буде од 3-4 м² до 6 м² по једном извршиоцу, док за руководиоца тај простор може бити и неколико пута већи.

2)     Адекватно осветљење

Канцеларијски извршиоци користе две врсте осветљења - природно и вештачко. Природно осветљење је најпогодније за рад у канцеларији, па се због тога рад и организује у делу дана када има највише природног осветљења. Пожељно је да природно осветљење долази са супротне стране у односу на руку којом пишемо. Вештачко осветљење се користи као допуна природном осветљењу. Према извору вештачко осветљење може бити: електрично (жућкасто), флуоресцентно (беличасто, најприближније природном осветљењу, веома економично) и неонско (црвене-љубичасте-плаве боје, замара око, мења природне боје предмета). Према осветљености радне површине вештачко осветљење може бити: директно (осветљава само површину где падају светлосни зраци), индиректно (равномерно осветљава простор, али је недовољно) и мешовито (комбинација претходна два, препоручује се за рад у канцеларији).

3)     Изолованост од буке и вибрација

Под појмом буке подразумева се сваки шум, тон или звук који непријатно делује на чуло слуха или омета радну способност. Јединица за мерење звучности је децибел. Постоје две границе чујности:

-      доња граница – праг чујности (минималан звук који људско уво може регистровати) и

-      горња граница – праг бола (износи 120-130 децибела).

Бука може да настаје у канцеларији или ван ње. Уколико у близини канцеларије постоји градилиште, прометна улица, фабричко постројење и сл. то може ометати рад канцеларијских извршилаца. Они ће се заштитити затварањем прозора, али је исто тако важно да је у фази изградње зграде коришћен изолациони грађевински материјал (стаклена вуна, стиропор итд.). Унутрашња бука настаје услед непажње канцеларијских извршилаца или због канцеларијске механизације и аутоматизације. Да би се заштитили од ове буке, при куповини средстава за рад треба бирати бешумна средства, користити антирезонантни (који упија буку) намештај, користити подметаче за канцеларијску механизацију, дебеле тепихе итд. Канцеларијски извршиоци морају водити рачуна да својим радом и понашањем не ометају остале у раду.

Под појмом релативне тишине подразумева се звучност при којој се несметано ради. Доња граница релативне тишине условљена је врстом посла који се обавља, док је горња граница 30 децибела. 

Бука је непосредни извор вибрација. Осим буке вибрацију такође изазива канцеларијска механизација и аутоматизација. Она такође може ометати канцеларијске извршиоце у обављању посла. Вибрације треба свести на најмању могућу меру елиминисањем буке или удаљавањем уређаја од канцеларијског извршиоца.

4)     Климатски услов

Под појмом климатских услова у канцеларији подразумева се температура и влажност ваздуха. Температура је условљена климом и годишњим добима. Тако ће температура, у зависности да ли је лето или зима, бити од 18-22 ^оС, док се влажност ваздуха креће од 50-60%. Ове границе се сматрају оптималним, а ако се климатски услов поремети предузимају се одговарајуће активности: вентилација (проветравање) односно употреба клима уређаја или загревање просторија.

5)     Хигијенски услов

Хигијена у канцеларији подразумева да је она увек чиста, проветрена, без прашине, очишћених прозора. Такође и  канцеларијска опрема мора бити чиста, без прашине.

6)     Технички услов

Технички услов подразумева опремљеност канцеларије савременим средствима за рад. Ту спадају уређаји као што су: рачунар, штампач, копир апарат, телефон, факс, скенер итд.

7)     Канцеларијски намештај

Основни канцеларијски намештај обухвата сто, столицу и ормар. Сто и столица могу бити различитих облика и димензија – обични, секретарски, компјутерски, за пријем, за састанке и др. Ормар може бити обичан (обично је дрвени, за чување документације), библиотечни (са стакленим вратима, за одлагање стручне литературе, часописа) и сигурносни (од метала са специјалним бравама за закључавање и алармом, за чување поверљиве и строго поверљиве документације). Осим основног намештаја у канцеларији се користи и додатни: полице, чивилуци, завесе, теписи итд.

Основни захтеви при избору намештаја су: да буде удобан за рад, стандардизован и типизиран (да својим обликом, димензијама и конструкцијом одговара својој намени), рационалан (лако се одржава и чисти, лак је за преношење, није скуп), антирезонантан (упија буку) и да естетски лепо изгледа.

8)     Канцеларијски извршилац

Канцеларијски извршилац је лице које ради у канцеларији. Особине које мора поседовати су стручност (има потребно знање за обављање посла) и одговарајуће морално-карактерне особине (поштење, упорност, амбициозност, иницијативност,...). Канцеларијски радник у свом раду мора бити тачан, уредан и савестан. Потребно је да документацију води уредно и прегледно, да се перманентно усавршава, прати промене, подстиче иновационе процесе у организацији у којој је запослен.