КАНЦЕЛАРИЈСКИ РАДНИК - понашање и пожељне особине канцеларијског радника

Понашање и пожељне особине канцеларијског радника

Радна места на којима се обављају канцеларијски послови подразумевају примену правила пословног понашања. 

Правила пословног понашања обухватају и кућни ред привредног друштва или установе и присутна су у облику различитих правилника, а за њихово спровођење одговорне су руководеће структуре. 

Запослени имају обавезу да се придржавају правила пословног бонтона, да својим узорним изгледом и понашањем на радним местима и ван њих чувају свој углед и углед привредног друштва, односно установе у којој раде. Под тим се подразумева да поштују принципе пословне етике и правила пословног бонтона, буду лојални привредном друштву у коме раде, да воде рачуна о пословној стратегији компаније, да имају вербалну и невербалну културу у комуникацији, да се перманентно стручно усавршавају, да прате промене из области права, економије, технике итд. које намеће савремено друшво, да иницирају, инспиришу и подстичу иновативне процесе у установи или привредном друштву у коме раде.  

У контакту са странкама, пословним партнерима, клијентима, руководиоцима, колегама итд., канцеларијски радник би требало да се обраћа са поштовањем, да се понаша коректно, пристојно, одмерено и учтиво. Такође је веома важно да се изражава јасно и прецизно и говори смирено и убедљиво.

У раду са документацијом мора бити систематичан, педантан и прецизан. Документацију мора да води редовно, уредно и прегледно. 

Да би успешно и ефикасно обавио све послове, пожељно је да канцеларијски радник има следеће особине:

Стручност (стиче се школовањем а временом се мора проширивати и продубљивати) – канцеларијски радник мора бити квалификован за обављање послова за које је задужен. При том он мора имати како теоријско знање, тако и практично знање, тј. мора бити способан да у пракси изврши задатке у канцеларији. Канцеларијски радник би требало да влада и неким вештинама, као што су: познавање рада на рачунару, техника слепог куцања, стенографско писање и сл.;

Тачност и прецизност – подразумева да канцеларијски радник поштује време и договорене рокове, али и да, тачно, и без грешака даје информације, води евиденције и обавља друге канцеларијске послове;

Систематичност у раду - подразумева да континуирано и у предвиђеним роковиима обавља своје обавезе.

Уредност – се односи како на спољашњи изглед канцеларијског радника (уредна фризура, адекватна, уредна, чиста одећа и обућа), али и на уредност радног простора који радник користи (чиста површина стола, чистоћа намештаја, и уређаја који радник користи);

Одговорност – подразумева да канцеларијски радник  савесно и одговорно обавља своје задатке, да ради у интересу фирме и у складу са правилима и прописима, да  радно време користи за обављање својих задатака и да не оставља да неко други обавља посао уместо њега. Веома је важно да има одговоран однос према свом послу и компанији у којој ради. 

 Рационалност – подразумева да канцеларијски радник троши минимум времена или материјала за обављање неког канцеларијског посла, ради брзо и без грешака;

Поштење – је карактерна особина која подразумева да канцеларијски радник говори истину, не чини преваре, поштује правила, прописе, законске процедуре и договоре;

Одлучност - канцеларијски радник би требало да лако и брзо доноси одлуке, без много чекања или предомишљања, као и да преузме иницијативу када је потребно или да предложи решење неког проблема;

Креативност – значи да је канцеларијски радник способан да сам креира нове идеје како се може обавити неки посао ефикасније, или да предложи решење неког проблема. Такође, идеје може да представи другима;

Спремност за рад у тиму - осим што самостално обавља своје канцеларијске задатке, потребно је да буде спреман да сарађује са колегама у реализацији заједничких послова, пројеката и сл. 

Отвореност за нове идеје - одређене послове канцеларијски радник обавља рутински по устаљеној процедури, али исто тако мора бити спреман да прихвати и нове идеје које доприносе успешнијем пословању или лакшој реализацији послова. 

Спремност да се перманентно усавршава - поред своје стручности и искуства у обављању задатака, канцеларијски радник мора константно да учи и развија своје вештине из области своје струке, прати и примењује техничко-технолошке промене,  прати промену правних прописа итд.

Комуникативност - усмена и писана комуникација је вештина која се може усавршавати, а посебно је важна за раднике који су у сталном контакту са пословним партнерима, странкама или који се баве промоцијом и продајом производа. 

Толерантност је особина која је важна како у раду са колегама и руководиоцима, тако и у односу према странкама, пословним партнерима, клијентима итд. Потребно је пуно стрпљења, и љубазности како би комуникација несметано текла и била успешна.