САСТАНЦИ И ЗАПИСНИЦИ

 

Појам и врсте састанака

                                                                        

            Састанци су скупови више лица по правилу унапред организовани у циљу обављања одређених послова.

            Према броју учесника који присуствују састанку разликујемо:

Ø  састанке са мањим бројем учесника – до 15 лица

Ø  састанке са већим бројем учесника – преко 15 лица.

Према тематици о којој се расправља:

Ø  информативни – стичу се нова знања и добијају нове информације

Ø  радни – разматрају се и анализирају одређени проблеми и задаци, а и доносе закључци и одлуке о њиховом решавању

Ø  дискусиони – истакне се један или више проблема, о њима се расправља и доносе се одлуке како ће се проблеми решавати.

Према томе како је регулисан (како се одвија) ток састанка:

Ø  формалне – који се одвијају према строго утврђеним правилима

Ø  неформалне – који се одвијају  спонтано

 

Припрема састанка

 

            Неколико дана пре одржавања састанка неопходно је извршити припрему састанка (претходну и техничку).

            Претходна припрема

            Подразумева израду плана састанка – постављање питања и давање потпуних одговора на та питања.

            ШТА? – који скуп се одржава

            КАДА? – датум, час и оријентациона дужина трајања састанка

            КО? – а) ко учествује у раду скупа б) ко треба да буде ангажован у техничкој припреми

            ГДЕ? – спрат, број собе у којој ће се састанак одржавати

            ЗАШТО? – прецизирање циљева из којих се изводи дневни ред

            КАКО? – начин вођења састанка, начин изношења проблема и дискусије, доношење закључака

            КОЛИКО? – финансијска средства потребна за реализацију састанка.

            Техничка припрема

            Ова припрема обухвата позивање учесника и припремање просторије.

            Позивање учесника обавља лице које је у претходној приприми за то одређено. Најчешће је у писаној форми (сваком учеснику по један примерак плус један за архиву). Позив мора садржати следеће податке: име и адресу учесника, која организација (орган, привредно друштво итд.) одржава скуп, предмет – Позив на састанак..., датум, време и место одржавања састанка, разлог позивања (дневни ред), да ли је потребно донети одређену документацију на састанак,  напомену да је потребно благовремено пријавити немогућност присуствовања састанку, потпис овлашћеног лица и печат.

            Други начини позивања учесника: путем списка (текст позива и списак имена учесника), огласна табла, разгласни уређаји.

            Позив се по правилу уручује најмање три дана пре одржавања састанка.

            Припремање просторије – организатор састанка има обавезу да припреми просторију водећи рачуна о броју учесника (број потребних места), распореду столова и столица, месту за председавајућег и записничара, озвучењу ако је потребно, потребном прибору и документацији...

Ако састанак траје више од 2 сата морају се планирати паузе и освежење. А ако састанак траје више дана потребно је обезбедити смештај и исхрану за учеснике који нису из истог места.

Вођење, ток састанка и доношење закључака и одлука

           

            Састанак води лице, или група, унапред за то одређена – руководилац организације која одржава састанак или се за сваки састанак бира посебно тело, председавајући и председништво.

            Унапред се такође одређује лице које води записник – записничар.

            Ток састанка има 3 фазе:

1.      увод

2.      разрада дневног реда

3.      закључак састанка

У уводном делу председавајући отвара састанак, након чега записничар чита прозивник ради провере присутности чланова. Након тога, председавајући констатује да ли постоји кворум (потребна већина за доношење пуноважних одлука), да именује записничара и друга тела потребна за  регуларан рад састанка, предлаже дневни ред, тражи сагласност да се он усвоји итд.

У разради дневног реда, свака тачка дневног реда се детаљно разрађује. Разрада има 3 фазе:

Ø  излагање о проблему (усмено или прилагање одштампаног материјала)

Ø  дискусија (разматрање и анализирање проблема при чему сви учествују усмено или у писаном облику)

Ø  доношење закључака (доношење закључака у случају да не постоји потреба за гласањем или доношење одлуке коју подржи већина у случају гласања).

Постоје три врсте гласања:

Ø  акламацијом (дизањем руке)

Ø  тајним гласањем на гласачким листићима (избор између више понуђених опција)

Ø  расписивањем референдума – исто се спроводи на гласачким листићима али су понуђене само две опције: ЗА или ПРОТИВ  (за - прихватање или против – одбацивање одређеног предлога).

Одлуке и закључци морају бити формулисани јасно, кратко и према потреби у тачкама. На основу њих се доносе решења на основу којих се спроводе донете одлуке.

ЗАПИСНИК 

(појам, врсте, делови и израда)

 

            Записник је белешка која се води за време одржавања састанка.

            Постоје три врсте записника:

Ø  записник ван управног поступка (записник са састанка)

Ø 

воде их посебни органи у оквиру своје надлежности

записник у управном поступку              

Ø  записник у прекршајном поступку   

  

           

            Записник се може водити на слободним листовима који се након истека мандата повезују – кориче или у формираној књизи чије све стране морају бити унапред нумерисане и оверене.

            Записник је документ о раду скупа.

            Записничар је лице које води записник и заједно са председавајућим одговорно је за садршај и тачност записника.

Према начину и обиму писања записник може бити:

1.      пуни – стенографски, у коме је забележено све што је на састанку речено – дословно

2.      обични – редовни, у коме је регистровано све што је речено али не дословно већ само оно што је битно

3.      сажети – скраћени садржи само најважније податке о донетим одлукама и закључцима.

 

Делови записника

 

            Сваки записник има следеће делове:

Ø  увод

Ø  разрада дневног реда

Ø  закључци записника.

Увод записника:       

·          назив и број документа

·          редни број састанка

·          назив органа (организације) која се састаје

·          датум и час почетка састанка

·          место одржавања састанка

·         имена председавајућег и записничара као и других лица значајних за нормалан рад састанка

·         констатацију усвајања записника са претходног састанка

·         констатацију о потребној већини (кворум)

·         предлог и коначно усвојен дневни ред.

Разрада дневног реда:

·              излагање о проблему

·              дискусија

·              закључци.

У записнику се свака тачка дневног реда мора детаљно разрадити. Пошто излагање може бити у писаној форми, записничар тај део не пише, већ га узима од излагача и прилаже га записнику уз забелешку да је то прилог број ________, што значи да сваки прилог мора добити свој број.

            Закључци записника су јасно и прецизно формулисани закључци и одлуке састанка.

            На крају записника налази се завршна реченица у којој се назначава време завршетка састанка. Потписују га записничари и председавајући.

 

Извод из записника

 

            На основу записника се доносе разне врсте аката – решења, одлуке, закључци.

            Извод је писани прилог којим се доказује чињеница која је од значаја за акт који се на основу записника доноси.

            Извод може бити: директни и индиректни.

            Директни извод мора да садржи све елементе записника, а део текста значајан за доношење акта или извршење посла, се исписује у целини.

            Индиректни извод је једноставнији јер се не исписују сви елементи записника, па се више користи у пракси. Садржи следеће елементе: назив документа, број седнице, назив органа који је заседао, датум одржавања, број тачке дневног реда о којој се расправљало.