САВРЕМЕНА КАНЦЕЛАРИЈА

            Канцеларија представља основни простор за рад и кретање извршилаца у току рада, у циљу реализације одређених канцеларијских задатака. Реч канцеларија потиче од латинске речи cancelli што значи соба или простор одвојен решеткама.

            Појам канцеларије повезан је са појмом канцеларијског пословања које подразумева круг послова који се обављају у канцеларији. Канцеларијско пословање у ужем смислу речи обухвата круг послова који се односе на рад а актима, и то: пријем, отварање и прегледање поште (аката, писама, докумената и сл.), разврставање, сигнирање, евидентирање у одговарајуће књиге, распоређивање поште надлежним службама, административно-техничкa обрада предмета, отпремање поште и архивирање предмета. Канцеларијско пословање у ширем смислу обухвата канцеларијско пословање у ужем смислу као и активности које прате рад са актима, као што су: организовање, анализирање, планирање, контрола и праћење остварења канцеларијских задатака. 

            Канцеларијско пословање је важна помоћна делатност у предузећу и другим организацијама, неопходна за успешно обављање основне делатности. 

 

Услови рада у канцеларији

 

1)     Простор

Простор представља основни услов за рад. Можемо га посматрати као зграду, канцеларију и радно место. Зграда представља најсложенији појам простора. Најзначајнија особина зграде је њена локација. Пожељно је да буде приступачна за странке као и да буде у близини банака, поште, паркинга итд. Канцеларија је елеменат зграде и може обухватати једно или више радних места. Пожељно је да буде обележена (на вратима) – нумерација, назив службе, имена и презимена запослених, радно време са странкама, време предвиђено за паузу итд. Радно место представља минималан простор намењен једном извршиоцу, за рад и кретање уз тај рад. Површина тог простора би требало да буде од 3-4 м² до 6 м² по једном извршиоцу, док за руководиоца тај простор може бити и неколико пута већи.

2)     Адекватно осветљење

Канцеларијски извршиоци користе две врсте осветљења - природно и вештачко. Природно осветљење је најпогодније за рад у канцеларији, па се због тога рад и организује у делу дана када има највише природног осветљења. Пожељно је да природно осветљење долази са супротне стране у односу на руку којом пишемо. Вештачко осветљење се користи као допуна природном осветљењу. Према извору вештачко осветљење може бити: електрично (жућкасто), флуоресцентно (беличасто, најприближније природном осветљењу, веома економично) и неонско (црвене-љубичасте-плаве боје, замара око, мења природне боје предмета). Према осветљености радне површине вештачко осветљење може бити: директно (осветљава само површину где падају светлосни зраци), индиректно (равномерно осветљава простор, али је недовољно) и мешовито (комбинација претходна два, препоручује се за рад у канцеларији).

3)     Изолованост од буке и вибрација

Под појмом буке подразумева се сваки шум, тон или звук који непријатно делује на чуло слуха или омета радну способност. Јединица за мерење звучности је децибел. Постоје две границе чујности:

-      доња граница – праг чујности (минималан звук који људско уво може регистровати) и

-      горња граница – праг бола (износи 120-130 децибела).

Бука може да настаје у канцеларији или ван ње. Уколико у близини канцеларије постоји градилиште, прометна улица, фабричко постројење и сл. то може ометати рад канцеларијских извршилаца. Они ће се заштитити затварањем прозора, али је исто тако важно да је у фази изградње зграде коришћен изолациони грађевински материјал (стаклена вуна, стиропор итд.). Унутрашња бука настаје услед непажње канцеларијских извршилаца или због канцеларијске механизације и аутоматизације. Да би се заштитили од ове буке, при куповини средстава за рад треба бирати бешумна средства, користити антирезонантни (који упија буку) намештај, користити подметаче за канцеларијску механизацију, дебеле тепихе итд. Канцеларијски извршиоци морају водити рачуна да својим радом и понашањем не ометају остале у раду.

Под појмом релативне тишине подразумева се звучност при којој се несметано ради. Доња граница релативне тишине условљена је врстом посла који се обавља, док је горња граница 30 децибела. 

Бука је непосредни извор вибрација. Осим буке вибрацију такође изазива канцеларијска механизација и аутоматизација. Она такође може ометати канцеларијске извршиоце у обављању посла. Вибрације треба свести на најмању могућу меру елиминисањем буке или удаљавањем уређаја од канцеларијског извршиоца.

4)     Климатски услов

Под појмом климатских услова у канцеларији подразумева се температура и влажност ваздуха. Температура је условљена климом и годишњим добима. Тако ће температура, у зависности да ли је лето или зима, бити од 18-22 ^оС, док се влажност ваздуха креће од 50-60%. Ове границе се сматрају оптималним, а ако се климатски услов поремети предузимају се одговарајуће активности: вентилација (проветравање) односно употреба клима уређаја или загревање просторија.

5)     Хигијенски услов

Хигијена у канцеларији подразумева да је она увек чиста, проветрена, без прашине, очишћених прозора. Такође и  канцеларијска опрема мора бити чиста, без прашине.

6)     Технички услов

Технички услов подразумева опремљеност канцеларије савременим средствима за рад. Ту спадају уређаји као што су: рачунар, штампач, копир апарат, телефон, факс, скенер итд.

7)     Канцеларијски намештај

Основни канцеларијски намештај обухвата сто, столицу и ормар. Сто и столица могу бити различитих облика и димензија – обични, секретарски, компјутерски, за пријем, за састанке и др. Ормар може бити обичан (обично је дрвени, за чување документације), библиотечни (са стакленим вратима, за одлагање стручне литературе, часописа) и сигурносни (од метала са специјалним бравама за закључавање и алармом, за чување поверљиве и строго поверљиве документације). Осим основног намештаја у канцеларији се користи и додатни: полице, чивилуци, завесе, теписи итд.

Основни захтеви при избору намештаја су: да буде удобан за рад, стандардизован и типизиран (да својим обликом, димензијама и конструкцијом одговара својој намени), рационалан (лако се одржава и чисти, лак је за преношење, није скуп), антирезонантан (упија буку) и да естетски лепо изгледа.

8)     Канцеларијски извршилац

Канцеларијски извршилац је лице које ради у канцеларији. Особине које мора поседовати су стручност (има потребно знање за обављање посла) и одговарајуће морално-карактерне особине (поштење, упорност, амбициозност, иницијативност,...). Канцеларијски радник у свом раду мора бити тачан, уредан и савестан. Потребно је да документацију води уредно и прегледно, да се перманентно усавршава, прати промене, подстиче иновационе процесе у организацији у којој је запослен.

КОРЕСПОНДЕНЦИЈА – ПОЈАМ И ЗНАЧАЈ

 

 

Реч кореспонденција је новолатинског порекла – KO + RESPONDERE – одговарати.

 

У ужем смислу кореспонденција подразумева дописивање између два лица, скуп свих писама или научну дисциплину која се бави изучавањем правила и начела писања кореспондентних састава.

 

У ширем смислу кореспонденција подразумева писмени саобраћај, сагласност двеју воља, дописивање уопште итд.

 

Кореспонденти при обављању својих послова морају имати у виду вишеструки значај кореспонденције за комплетну делатност предузећа:

-        комерцијални значај

-        правни значај

-        књиговодствени значај

-        рекламни значај.

 

У сваком пословном писму сви ови аспекти тесно се преплићу. Међутим, неки од њих могу да буду више или мање наглашени, у зависности од посла који се писмом решава, односно реализује. Тако, има пословних писама којима се предузећа само препоручују својим пословним партнерима нудећи им своје производе, па је у њима примаран рекламни значај. Када се пословним писмом закључује посао прмаран је правни значај, али су начин писања, технички изглед писма и његови додатни елементи од великог рекламног значаја. Рачуни, доставнице, комисијски записници, рекламације, решења рекламација, писма о бoнификацији и слично имају књиговодствени значај, а сви они заједно имају увек и комерцијални значај, јер се преписком обезбеђује реализација комерцијалног посла, тј. посла куповине и продаје.

 

 

 

ЛИЦА (СТРАНКЕ) У КОРЕСПОНДЕНЦИЈИ

 

У пословној кореспонденцији јављају се најмање два лица и то:

-        адресант (пошиљалац)

-        адресат (прималац).

 

Лица – странке у пословној кореспонденцији су физичка или правна лица. Послове кореспонденције за рачун правних лица обављају кореспонденти (на званичном државном језику) и инокореспонденти (на страним језицима). Они су физичка лица али се на баве кореспонденцијом у своје име, већ у име лица за чији рачун посао обављају.

 

ВРСТЕ КОРЕСПОНДЕНЦИЈЕ И

ТИПИЧНИ ПИСАНИ САСТАВИ

 

 

Према адресанту, тј. према томе где настају писани састави, кореспонденција може бити:

-        пословна (привредна) – настаје у предузећима

-        службена – настаје у органима управе и установама

-        друштвена – настаје у друштвеним организацијама

-        приватна – обављају је физичка лица.

 

За пословну кореспонденцију типични писани састави су:

-        пословна писма, којима предузећа ступају у пословне везе, траже информације, пружају потребне податке о себи и својим производима и услугама и сл. (нпр. упит купца, понуда робе, поруџбина итд.)

-        робна и финансијска (новчана) документа којима се доказује извршавање послова и врше књижења (нпр. купопродајни уговор, закључница, комисијски записник, претфактура, фактура, признаница, разни налози за издавање и пријем робе итд.)

-        решења и одлуке којима се регулишу интерна питања - проширивање делатности, пријем радника на посао итд. (нпр. решења, поднесци, јавне исправе итд.).

 

У службеној кореспонденцији писани састави су акта, а јављају се у виду службеног дописа, решења, закључка и одлуке. Могу имати интерни или екстерни значај, што зависи од тога шта се решава, односно одлучује, а то је регулисано законским одредбама. У зависности од тога из којих органа потиче ова кореспонденција се дели на:

-        управну

-        војну

-        дипломатску.

 

У службеној кореспонденцији се јављају следећи писани састави: службени дописи, решења, закључци, одлуке, поднесци, јавне исправе, акредитиви итд.

 

Друштвена кореспонденција настаје у друштвеним организацијама и у њој се примењују одредбе службене кореспонденције. У њој се јављају следеће врсте писаних састава: поднесци, дописи и решења.

 

Приватна кореспонденција коју обављају физичка лица може бити двојака.

v Када се физичка лица обраћају другим физичким лицима у писаној форми користе се:

-        приватна писма (затворена писма)

-        дописнице (отворена писма)

-        телеграми и др.

 

v Када се физичка лица обраћају правним лицима користе се поднесци:

-        молба

-        жалба

-        пријава

-        тужба

-        приговор итд.